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淺談辦公室蓋章資料管理
作者：
姜乾晟
來源：
行政辦公室
發(fā)布時間：
2020-03-05
自去年5月份,我正式接手集團(tuán)印鑒管理相關(guān)工作至今，同事們見到我的第一句話往往是：“小姜，今天公章在么，要不要出差啊”，隨著業(yè)務(wù)能力不斷提升，在印章管理過程中也產(chǎn)生了很多想法。下面就辦公室蓋章資料管理事宜談?wù)勏敕ā?/span>
一、當(dāng)前辦公室蓋章資料管理存在的問題。
一是歸檔資料的復(fù)雜性。根據(jù)2019年的蓋章統(tǒng)計，平均每天需要蓋章的資料大概12.2份，每天蓋章資料最多時可達(dá)30份，資料種類主要有施工項目資料、人力資源材料、法務(wù)資料等，這些資料會無差別按照編號混合在一起全部移交檔案室進(jìn)行存檔，檔案室在存檔過程中也不會將重要的蓋章資料篩選出來保存，無法將蓋章資料按照保存時間長短、所屬類別等方式進(jìn)行歸檔。
二是歸檔資料的重復(fù)性。根據(jù)要求，所有的日常蓋章資料必須留有復(fù)印件或原件，必須掃描原件并按照編號歸檔至電腦中，合同必須保留一份原件并掃描至電腦中保存，這樣就會導(dǎo)致辦公室紙質(zhì)版存檔資料與各部門、所屬單位存檔資料出現(xiàn)重復(fù)，間接的導(dǎo)致檔案室工作的不斷疊加，不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、規(guī)范化管理。
三是無法確定歸檔資料的時效性?！稒n案管理(暫行)辦法》提出集團(tuán)每2年對各類檔案進(jìn)行一次篩查鑒定，如果能按照分類確定保存年限是否會簡單一些呢。但是面對辦公室復(fù)雜的蓋章資料，辦公室人員無空閑時間對其進(jìn)行分類，同樣無法確定各類資料的保存期限，只能將之移交至檔案室，檔案室更無空閑時間對其進(jìn)行分類，只能按照編號存放，導(dǎo)致辦公室蓋章資料保存年限到了卻無法及時的篩選出來，更甚者可能導(dǎo)致檔案室“只進(jìn)不出、越積越多”現(xiàn)象發(fā)生。
二、針對上述問題的兩點建議
一是紙質(zhì)版蓋章資料按部門各自分類存檔(合同除外)。在《檔案管理(暫行)辦法》中也明確存檔資料主要分類有經(jīng)營投標(biāo)類、合同類、工程項目資料類、財務(wù)類、法律類、人力資源類、綜合類，蓋章資料基本對應(yīng)相關(guān)的部門機(jī)構(gòu)，如果紙質(zhì)版蓋章資料歸各部門、所屬機(jī)構(gòu)保存，這樣既能保證資料的分類管理，同時也避免了存檔資料的重復(fù)性。
二是利用網(wǎng)絡(luò)平臺對蓋章資料進(jìn)行管理?，F(xiàn)在全國各地都在倡導(dǎo)無紙化辦公，集團(tuán)的OA系統(tǒng)也為無紙化辦公提供了良好平臺，如果在OA系統(tǒng)上提交蓋章資料并通過領(lǐng)導(dǎo)審批，既避免了蓋章資料中途更換情況，也方便蓋章資料的存檔備查，并且OA系統(tǒng)還有可開發(fā)性，例如在人事管理、資質(zhì)管理等方面都有很多可用之處。
就目前情況而言，集團(tuán)辦公室蓋章資料管理還有很多改進(jìn)之處，我相信集團(tuán)的辦公室蓋章資料管理會慢慢趨向規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、現(xiàn)代化，同時也期待科技為集團(tuán)發(fā)展帶來更高效、更便捷的辦公環(huán)境。